fbpx
 

Hoe kun je als ondernemer beter plannen en organiseren?

door Kim Soemers mei 14, 2021Blog

Hoe kun je als ondernemer beter plannen en organiseren?

Bij het runnen van je eigen onderneming, komen behoorlijk wat zaken kijken. Denk hierbij niet alleen aan het binnenhalen van klanten, maar ook aan dagelijkse taken zoals het bijhouden van je mailbox, het plaatsen van content op je website en het maken van berichten voor je sociale media. Om ervoor te zorgen dat je alle ballen omhoog houdt, is het belangrijk om goed te plannen en te organiseren. Daarom geef ik je hieronder een aantal tips voor hoe je dit kunt doen.

Waarom is het belangrijk om te plannen en organiseren?

Het is om een aantal redenen belangrijk om al jouw taken goed te plannen en organiseren. De meest voornaamste reden is, omdat je door het inplannen van jouw taken je een goed overzicht hebt van wat wanneer gebeurt. Hierdoor loop je niet elke dag als een kip zonder kop rond, maar heb je een structuur waaraan je kunt vasthouden. En dat zorgt voor rust in je hoofd. Daarnaast kun je door te plannen en te organiseren, er ook voor zorgen dat je bepaalde taken niet vergeet. Je zorgt er namelijk voor dat je alles doet wat moet gebeuren. Tot slot kan het je zelfs helpen om niet te veel afgeleid te worden door bijvoorbeeld je telefoon.

Hoe kun je plannen en organiseren?

Er zijn verschillende manieren hoe je dit kunt aanpakken. Ik raad aan om voor elke week een weekplanning te maken. Schrijf eerst op wat er die week allemaal moet gebeuren. Werk je met deadlines? Zet die dan allemaal in je weekplanning. Daarna kun je bepalen wat je wanneer doet om die deadlines te halen. Schrijf daarna de andere taken op die moeten gebeuren.

Maak een dagindeling

Verdeel alle taken over de dagen van de week. Vind je het lastig om balans te vinden tussen werk en privé? Dan is het een heel goed idee om naast je taken ook je vrije tijd in te plannen. Je kunt zelfs het beste beginnen met het inplannen van je vrije tijd. Wil je elke ochtend een uurtje sporten? Plan dat uurtje dan gewoon in! Wil je elke dag om 16.00 uur klaar zijn met werken? Zet dit dan ook in je planning. Zo houd je vanzelf tijd over waarin je jouw werkzaamheden voor je onderneming kunt indelen. 

Doe de moeilijkste taken eerst

‘s Ochtends ben je het meest productief. Daarom is het het verstandigst om dan de taken te doen die je de meeste moeite en energie kosten. De kans is namelijk groot dat die jouw taken ‘s ochtends veel makkelijker afgaan en zo haal je het meeste uit je productiviteit. ‘s Middags kun je dan dan taken doen die wat minder energie en concentratievermogen kosten. Door dit te doen, is de kans het grootst dat je aan het einde van de dag alle ingeplande taken kunt afstrepen.

Houd pauzes

Je kunt niet continu bezig zijn, je lichaam én je mentaliteit hebben af en toe even een pauze nodig. Om niet helemaal ‘leeg’ te zijn aan het einde van de dag, is het belangrijk dat je tussendoor pauze houdt. Houdt ‘s ochtends bijvoorbeeld even een kleine break en plan een lunchpauze in. Het is ook een goed idee om aan het einde van de middag even een korte pauze te nemen. Door telkens voldoende pauze te houden, houd je je energiepeil stabiel en kun je je beter concentreren. Ook deze pauzes kun je gewoon in je weekplanning opnemen.

Laat je niet afleiden

Zo’n weekplanning klinkt goed en als je je er goed aanhoudt, zal je ook merken dat je veel efficiënter zult werken. Toch kan het voor veel mensen wel lastig zijn om zich aan de planning te houden. Dat komt doordat ze teveel worden afgeleid door hun omgeving. Het is dus heel belangrijk dat je je niet laat afleiden. Natuurlijk is dat makkelijker gezegd dan gedaan, daarom geef ik je hieronder een aantal tips waarmee je zoveel mogelijk kunt voorkomen dat je wordt afgeleid.

Alle gevolgen van dien

Het is bijvoorbeeld heel verleidelijk om tussen de werkzaamheden door even je mail te checken. Wanneer er geen nieuw bericht is binnengekomen, zul je al snel weer verder gaan met waar je eigenlijk mee bezig was. Staat er toevallig wel een bericht van een klant klaar? Dan is de kans groot dat je die opent en gelijk beantwoord. Ondertussen komt er nog een mail binnen, beantwoord je die ook … met als gevolg dat je uit de flow van je eerdere taak raakt en die taak misschien zelfs wel vergeet. Dat is niet natuurlijk niet zo handig.

 

Doe dingen in bepaalde tijdsblokken

Je kunt jouw taken het beste indelen in bepaalde tijdsblokken. Beantwoord bijvoorbeeld aan het begin van je werkdag en aan het einde van jouw werkdag jouw mail. Mensen kunnen namelijk heus wel even wachten. Spreek met jezelf af dat je tussendoor niet op je mail kijkt. Door te werken in tijdsblokken, wen je jezelf een bepaalde gewoonte aan. En wanneer je die gewoonte hebt aangeleerd zul je merken dat je daar niet zo gauw meer van zult afwijken.

Beperk je sociale media gebruik

Nog een ding waardoor we onszelf veel kunnen laten afleiden is sociale media. Het is namelijk heel verleidelijk om ‘even snel’ door je Instagram feed of Facebook tijdlijn te scrollen. Met alle gevolgen van dien. Deel ook jouw tijd op sociale media in tijdsblokken in en besteed per keer niet langer dan een half uur op social media. Kijk alleen niet in de ochtend op social media. Dan ben je namelijk het meest productief. En het is natuurlijk zonde als je op sociale media rondkijkt in de tijd dat je de meeste werkzaamheden kunt uitvoeren.

Zoveel mogelijk uit jouw bedrijf halen? Kies voor mijn Efficiëntiesessie!

Zoals je ziet, is het enorm belangrijk dat je als ondernemer goed weet te plannen en te organiseren. Je kunt dan namelijk het meest efficiënt werken en dat is enorm belangrijk voor het succes van jouw bedrijf. Naast plannen en organiseren zijn er nog veel meer zaken waarvan het belangrijk is dat je ze goed op orde hebt. Ben jij al een tijdje werkzaam als zelfstandig ondernemer en wil je graag groeien met jouw bedrijf? Je wilt nu echt stappen gaan zetten om jouw bedrijf te optimaliseren en meer tijd hebben voor jouw (potentiële) klanten? Loop jij er tegenaan dat je vooral nog een aantal knelpunten hebt waarbij je niet efficiënt werkt en wil je weten hoe je dit op kunt lossen? Dan is mijn Efficiëntiesessie echt wat voor jou! Op deze pagina lees je er meer over.