Virtual Assistant, secretariële ondersteuning, personal assistant

 

 

DIE VICIEUZE

CIRKEL…

Je hebt geen structuur, je bent bezig met (te) veel randzaken en je hebt te weinig tijd voor andere dingen. Maar doordat dit standhoudt, krijg je nog minder structuur, je bent nog meer bezig met de randzaken en je houdt steeds minder tijd over..

Het is een soort van gewenning en ik snap dat je het spannend vindt om dingen uit handen te geven, maar omdat de cirkel niet doorbroken wordt, ben je ineffectief, gaat er veel tijd verloren en moet je misschien privé ook wel inleveren op jouw tijd en energie.

Wat gebeurt er als je nog 5 jaar zo doorgaat?

Ben jij een groeiende organisatie met een mooi team en..

..HERKEN JIJ DIT?

  • Door de onvoldoende ondersteuning die jij hebt, ben jij zelf vaak te veel bezig met de randzaken, zoals administratieve werkzaamheden.

 

  • Omdat het werk niet altijd goed wordt aangeleverd, moet je het vaak nog controleren en dit kost veel tijd en zorgt voor irritaties.

 

  • Elke dag word je afgeleid door de vele telefoontjes/e-mails die binnenkomen.

 

  • Je mist iemand om mee te sparren over de zaken in jouw bedrijf.

 

  • Er is geen goede communicatie.

 

  • Jouw bedrijf is slecht bereikbaar omdat er niet voldoende mensen zijn om de telefoon aan te nemen.

 

  • Door de drukte ben je niet flexibel en heb je minder tijd voor jouw (potentiële) klanten en zakenrelaties.

Waarom ik doe wat ik doe…

Door mijn ervaring in loondienst en nu ook met mijn werk als Virtual Assistant, ben ik vele problemen tegen gekomen. Het missen van structuur, slechte communicatie, te weinig of te veel werk, geen efficiënte systemen, je kunt er zelf ook vast wel één invullen..

Daarnaast heb ik ook met oud-collega’s en andere ondernemers gesproken en ook zij erkennen (een deel van) deze problemen. De oplossing is vaak heel ‘simpel’, maar omdat de problemen niet door iedereen worden erkend of omdat er simpelweg geen tijd is om er iets aan te doen, verandert er ook niets…

Wat je hierdoor vaak merkt is dat er irritaties ontstaan, mensen zitten niet op hun plek waardoor ze minder goed functioneren en verlaten daardoor het bedrijf. De problemen hebben niet alleen met de organisatie te maken, maar ook met de werkzaamheden of de systemen waarmee gewerkt wordt. Soms ook met de bepaalde personen die op de plekken zitten.

Ik heb vaak te maken gehad met deze verschillende problemen en ook vaak was ik (of samen met anderen) degene die dit ging oplossen. Het is zo zonde dat dit voorkomt, want 90% van de tijd is dit helemaal niet nodig!

hoe ik jou kan helpen..

Je voelt wel die onrust, je weet dat er meer structuur moet komen, maar je hebt geen tijd of rust om er echt mee aan de slag te gaan.

Maar.. ik wel!

Door naar jou te luisteren, te observeren en analyseren en mijn ervaring in te zetten, kan ik jou helpen! Door middel van de 6 stappen die wij (gedeeltelijk) samen gaan doorlopen, krijg jij weer structuur en rust terug, zodat jij weer écht kan ondernemen.

 

business success

Met mijn concept Business Success ga ik door middel van 6 stappen jou helpen met het beter inrichten van de ondersteuningsafdeling.

Dit zorgt ervoor dat er efficiënter gewerkt gaat worden, er meer tijdswinst wordt behaald en uiteindelijk resulteert dit in meer omzet.

Geen frustraties en irritaties meer. Iedereen weet waar hij/zij aan toe is en jij kan je weer focussen op jouw bedrijf!

1. Voorbereiding

Het concept Business Success start met een voorbereiding. Voor de voorbereiding heb ik specifieke informatie van jullie nodig. Ik kan dan ons eerste overleg goed voorbereiden en wij kunnen dan starten vanaf een 0-punt en zo toewerken naar meer structuur, efficiëntie en de andere doelen die wij samen stellen.

2. Overleg

Tijdens het eerste overleg zullen wij meerdere punten bespreken. Aan de hand van dit overleg kunnen wij bespreken waar jullie nu staan en welke doelen jullie willen bereiken.

3. KICK OFF Business Success

Tijdens de Kick Off van Business Success zal ik het door mij opgestelde plan van aanpak bespreken. Hierin ga ik duidelijk maken wat er precies gaat gebeuren, hoeveel tijd dit ongeveer gaat kosten en wanneer het adviesrapport dan klaar zal zijn. Uiteraard is er ook de mogelijkheid om vragen te stellen en eventueel dingen aan te passen.

4. Op de vloer

Door op de vloer mee te kijken, kan ik goed in kaart brengen wat de problemen zijn en waar dit door komt. Daarnaast is het belangrijk dat ik zie wie de mensen op die plekken zijn en hoe zij hun werk uitvoeren. Op basis daarvan kan ik een goed en duidelijk advies uitbrengen.

5. How to get Business Success

Aan de hand van de verkregen informatie en mijn eigen bevindingen zal ik een adviesrapport opstellen. Dit adviesrapport zal ik naar jullie toesturen en dan zullen wij meteen een afspraak maken om dit samen te bespreken. 

6. Implementatie

In de laatste stap wordt mijn advies geimplementeerd. Wij zullen samen een plan opstellen om te kijken wat het beste werkt in jullie situatie.

De investering

De prijzen voor het Business Success concept zijn onderverdeeld in 3 pakketten. Afhankelijk van de grootte van jouw bedrijf, is de vanaf prijs bepaald.

Let op: dit zijn de prijzen van de PILOT. Na de PILOT zal het concept meer aangescherpt worden en dan zullen de prijzen ook worden verhoogd.

De prijzen zijn exclusief BTW.

*We kijken uiteraard kritisch naar jouw situatie. Zie deze prijs dus als een vanaf prijs. Mocht blijken dat er meer nodig is dan ik aanbied in dit pakket, bekijken we samen de mogelijkheden.

WACHT NIET LANGER!

Bovenstaand is een kleine samenvatting van het proces wat we gaan doormaken. Wil je meer weten?

Kim weet veel, werkt graag en is niet vies om haar handen uit de mouwen te steken. Daarnaast is zij, door haar positieve en enthousiaste houding, een prettige collega om mee samen te werken.

Kim is consistent in het aanleveren van goed werk en daarom weet men te allen tijde wat zij aan haar hebben en zo kunnen zij zich onbezorgd richten op hun core werkzaamheden.

Yvette Zijlstra

Team Secretary, Intertrust Group

Kim haar krachten liggen voornamelijk in het structuren en coördineren van administratieve processen. Zij heeft een directe en fijne manier van communiceren en is tevens een harde werkster. Ze pakt alles snel op, behoeft vaak geen tweede uitleg en denkt mee in oplossingen. Een flinke positieve hands on mentaliteit en ze bezit vooral over een goede dosis humor.

Nisreen Awad

Transaction & Process Consultant, Savills Nederland

Ik zou Kim omschrijven als een fijne collega/professional die prettig in de omgang is. Zowel qua werksfeer, als inhoudelijk werk heeft Kim naar mijn mening een waardevolle bijdrage aan het team en aan het bedrijf geleverd. Kim is positief ingesteld en werkt snel en zorgvuldig.

Ik zou Kim aanbevelen omdat zij prettig in de omgang is en daarnaast ook zeer goed in haar werk.

Ilke Gerrits

Advocaat | Partner, SVZ Advocaten

  • Het takenpakket concreet is en er weer gericht gewerkt kan worden?

 

  • Jij kan vertrouwen op de goede ondersteuning die jij hebt en jij je weer kan focussen op de core business?

 

  • Jij weer plezier hebt in het ondernemen omdat jij weer kan doen wat je zo graag doet?

 

  • Jij een sparringpartner hebt en er niet meer alleen voor staat?

 

  • De goede krachten bij jou zullen blijven omdat zij ook mee mogen denken en met jou mogen sparren?

Hoe zou het zijn als..

  • Jij de juiste mensen op de juiste plek hebt zitten?

 

  • Er weer structuur in het werk is en daardoor ook ruimte voor de taken die vaak blijven liggen?

 

  • De communicatie beter is waardoor er geen verwarringen en irritaties meer ontstaan?

 

  • Iedereen weet waar hij/zij aan toe is en er geen onduidelijkheid meer is?

Stel het jezelf eens voor..

Hoe zou het zijn als jij door bovenstaande punten het overzicht weer terug hebt? Of wanneer jij en jouw team efficiënter gaan werken? Klinkt goed toch!

Waar twijfel je nog over?

Wat als ik geen ruimte heb om te investeren?

Wanneer heb je wel die ruimte? Als je uiteindelijk meer omzet gaat draaien en gaat groeien, is het dan nog te duur? Een investering kost altijd geld, maar het is wel de bedoeling dat dit jou uiteindelijk geld gaat opleveren en ik weet zeker dat dit gaat gebeuren.

Wat als dit niet het juiste moment is?

Wanneer komt het wel uit? Als er nu geen tijd voor is, is het toch juist fijn als er uiteindelijk tijd vrij komt?! Als er te lang op deze manier doorgewerkt wordt is dit alleen maar schadelijk voor jouw bedrijf en jouw positie in de markt. Daarnaast kost het jou niet zoveel tijd, omdat ik eigenlijk het meeste werk doe.

Weet je zeker dat het mij genoeg gaat opleveren?

Wat is genoeg? Als je er met z’n allen voor gaat, moet het je zeker iets gaan opleveren. Dit hoeft niet alleen te betekenen meer geld, maar ook meer rust en tijd en dit is ook een heel fijn resultaat.

Wat als ik niet wil groeien met mijn bedrijf?

Wil je wel meer tijd overhouden? Hiervoor hoef je niet perse te groeien, maar als er tijd over blijft kan je meer focussen op de dingen die voor jou belangrijk zijn. Misschien is dit dan niet de groei, maar bijvoorbeeld jouw vrije tijd.

Hoezo kunnen wij dit niet intern oplossen?

Je kan dit altijd proberen, maar weet je wel wat je moet oplossen? Ik kom van buitenaf en kijk met een ander oog naar de situatie. Ik heb geen ‘blinde vlek’ en ik kijk of iedereen wel efficiënt te werk gaat.

Kan ik ook in termijnen betalen?

Voordat het Business Succes concept start, ontvang ik een aanbetaling van de helft. Nadat het concept is afgerond, moet de andere helft betaald worden.

Wat als ik het spannend vind om hier een externe partij voor in te schakelen?

Dit snap ik helemaal. Het hoeft namelijk niet meteen te betekenen dat een externe partij het ook beter weet. Maar ik nodig je uit om met mij in gesprek te gaan en tijdens dit gesprek merk je vanzelf of het wel of niet geschikt is voor jou. Daarnaast geef je natuurlijk niet alles helemaal uit handen, maar gaan we juist samen aan de slag om de doelen te bereiken.

Wat als onze medewerkers hier niet voor open staan?

Verandering is altijd moeilijk en niet iedereen staat open voor verandering. Verandering hoeft ook niet altijd te betekenen dat het verbetert, maar zonder verandering ook geen verbetering! Ik denk dat de eerste stap is om dan kritisch te kijken naar jou medewerkers en of zij dan wel op de juiste plaats zitten in jouw bedrijf.

Ik heb geruime tijd met veel plezier samen met Kim gewerkt. Vanaf het moment dat Kim binnenkwam bij de organisatie waar wij samen werkzaam waren, gaf ze een frisse invulling aan de functie en nam ze werk uit handen waardoor anderen op de afdeling meer tijd hadden om zich te focussen op hun taken. Door haar goede communicatie, pro-actieve houding en vakinhoudelijke kennis / ervaring kon Kim vrijwel alles wat van haar werd gevraagd snel en zelfstandig oppakken. Daarnaast was ze voortdurend bezig met het opsporen van verbeteringen, welke ze vervolgens uitrolde over zowel onze afdeling als in sommige gevallen de gehele organisatie. Ik ben ervan overtuigd dat Kim haar kwaliteiten en ervaring zal meenemen naar ieder bedrijf waar ze bij betrokken is en op deze manier gaat ze veel waarde toevoegen.

Jessica Heijne

Development Controller, LIFE Europe

SPARRING CALL

Ik denk graag met je mee over de mogelijkheden die er voor jou zijn. Waar liggen jouw kansen? Wat kan er beter? Wat kan je eventueel uit handen geven of waar mis jij structuur?

In de call gaan we kijken naar:

  • hoe je meer structuur aan kunt brengen in jouw bedrijf, waardoor er meer rust ontstaat;
  • hoe jij efficiënter te werk kunt gaan, zodat jij meer tijd over houdt om te besteden aan jouw core business of andere dingen die jij belangrijk vindt; én
  • of ik jou hierbij kan helpen.